グループウェアの基礎知識

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グループウェアとは、情報共有を目的とした企業などのコンピュータネットワークを利用したシステムソフトウェアです。

今日では、イントラネットの技術の向上に伴ってウェブから接続し共有ツールを利用できるのが主要となっています。
グループウェアの主な機能としては、組織内のメンバー間で電子メールでのやり取り、スケジュール管理、文書管理、電子会議室、資料閲覧機能、権限をつけることでホストが作成したフォルダへ社員が提出物を納品できる機能など、様々な機能があります。



これは、グループウェアを開発した企業やグレードによって使える機能が変わります。


企業は少しでも経費の削減をするために、ペーパーレス化が促進されていますが、新入社員などの研修に使う資料も、従来は紙媒体のものが多かったのですが、それぞれがパソコンの前に待機した状態でこのグループウェアのフォルダから「研修資料」などを開くことにより、その場で研修が受けることができます。スケジュールの管理面では、組織内のメンバーの「ToDo」や本日こなすべきタスクや営業で離籍中であるかも一目で分かります。
確認する手間を省けて時間効率の向上が期待されます。

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このスケジュール機能と連動して、現在使用可能な会議室が一目で分かる機能もあります(設備予約機能)。



現在ではこうした共有できるソフトウェアを利用することにより、経費や無駄な労力を削減して業績アップへと繋げる動きが大企業を始め、中小企業でも多く見られるようになってきました。